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学工部:关于通过今日校园开展2019级迎新咨询工作的通知
2019-07-17 18:24   审核人:   (点击率)

各学院、2019级辅导员老师:

按照学校新生录取工作安排,预计7月25号第一批通知书将发送到学生手中。为保证新生能及时了解学校相关政策及报到注册要求,提高学校迎新服务水平,今年暑期继续开展线上咨询答疑工作,各学院负责老师要带领学生干部认真做好迎新答疑和在线值班工作,保证按时登陆“今日校园”学院官方认证服务号,及时回答学生问题。为保证新生咨询答疑标准统一、解答准确,现将具体注意事项通知如下:

1、明确工作责任,做好暑期线上答疑值班工作安排。学院迎新线上答疑以新生辅导员为主体,以学生干部团队为辅助,咨询服务既代表学院也代表学校,各学院务必高度重视工作态度及沟通方式。系统已经为各学院迎新工作负责学生开通了学院认证号管理权限,在具体工作中,不确定或不能准确回答的问题务必与辅导员老师进行确认,如辅导员老师也无法确认如何回答,需与相关主管部门负责老师进行确认后再行回复。

2、认真学习《2019级新生入学须知》内容,确保回答问题与学校要求一致。学校近期会将《2019级新生入学须知》电子版发放给学院新生辅导员,内容涉及到开学日期、今日校园迎新系统填写、绿色通道申请、医保政策宣传等具体内容,各位老师和负责咨询的学生干部要认真学习须知内容,务必确保解答问题的时间节点、工作要求与入学须知表述一致。

3、熟悉今日校园APP使用,为学生提供操作指导。本年度新生入学咨询、新生信息采集、绿色通道申请、现场入学报到确认等迎新工作均通过“今日校园”APP完成。各位老师要认真学习操作手册,明确工作要求,掌握工作流程,确保在规定时间内完成请假审核、绿色通道申请、优课入学教育学习指导等相关工作,保证顺利完成入学前准备工作。

学校开通了“今日校园-校园百事通”自助问答系统,迎新咨询工作人员可以指导新生通过“校园百事通”咨询诸如开学时间、校园路线、校历等公共类问题。如学生咨询如何查询寝室安排,百事通将自动回复:“学生住宿床位由电脑随机进行分配,报到前两天可以上网查询分配结果”。新生辅导员和负责咨询答疑的同学也可体验向“百事通”提问,了解回答模式。学院可重点解答学院特色、专业发展等个性化问题,同时学院可通过“今日校园”同学圈开展特色入学宣传活动。

4、认真学习《黑龙江大学学生管理规定》,指导学生完成“今日校园-优课”前置入学教育。学校依托“今日校园”APP开设2019级新生入学教育易班优课学习课群,内设“筑梦黑大·青春起航”讨论主题、校史校情、校歌等9门微课程以及“管理规定学习在线测试”等板块。学生可以通过课群管理规定学习栏目学习《黑龙江大学学生管理规定》等内容,了解注册、休学、退学、奖励、处分、处理、转专业的相关内容。在答疑工作中涉及管理规定内容的,可以指导新生登陆优课,搜索课群编号“4NNDZ8SL”,通过管理规定学习栏目,了解相关内容。

5、做好“今日校园-辅导猫”等迎新工具软件的使用学习,及时完成学生绿色通道、请假申请审核。

(1)学工系统新生分班已经导入完毕,新生辅导员老师要认真核对所分班级数,如有班级调整务必7月23日前发邮件告知李函章老师,邮箱如下:lihanzhang@hlju.edu.cn。

(2)学生绿色通道申请及基本信息采集使用手册制定完毕后,会发放给各位老师,请各位老师和负责学生认真了解信息采集工作要求,及时指导本学院新生填写迎新信息,在新生报到之前要提前登录迎新网站后台审核学生申请的绿色通道信息。

(3)按照学校统一通知,开学前将集中通过系统发布寝室资源,完成新生寝室、班级系统自动分配,具体时间以学生处通知时间为准。寝室、班级数据锁定之后,将通过手机端发布给学生,以便与学生明确寝室费、学费标准之后办理在线缴费手续。

(4)今日校园学院认证号,管理员除辅导员外,已将迎新工作负责学生设置为辅助管理员,请各位老师通知学生登陆今日校园,通过切换身份查看管理权限,如有疑问及时与学籍科李老师联系。

(5)关注辅导猫微信,完成新手入门和进阶两部分使用培训。

6、完善学院入学教育环节,做好迎新工作预案。按照迎新工作方案,录取通知书要求新生报到日期为9月1号,学校8月31号开始迎新。新生辅导员要做好新生入学前学生名册、寝室数据、新生请假审核(辅导猫)、绿色通道申请审核(迎新系统)以及现场服务引领等各项准备工作。学生处将在开学前统一发放迎新材料袋及校历,学院要将新生迎新工作时间安排及具体要求等内容,装袋发放。

各位老师,刚刚完成高考的学生对大学有憧憬,也有迷茫,迎新咨询服务是学生了解学校的第一张名片,请各位老师从服务学生成长、引导学生进步的角度,结合学校和学院实际情况,本着对学校和学生负责的态度,严谨、细致、认真、耐心的为新生答疑解惑。若在咨询过程中有任何疑问或暂时不能校准的问题,可与学生处等相关部门负责老师沟通协调后再进行回答。大家辛苦了,谢谢各位老师,祝大家假期愉快。

  迎新发给辅导员材料.zip

学工部

2019年7月17日

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